Ứng dụng quy tắc Horenso khi làm IT Comtor

Nếu có cơ hội tiếp xúc với văn hóa Nhật Bản, chắc hẳn các bạn sẽ biết quy tắc “Horenso” trong làm việc nhóm. Horenso không chỉ là một phương pháp truyền thông liên lạc, mà còn là một nét đặc trưng trong văn hoá làm việc của người Nhật. Chính nhờ bí quyết này mà các công ty Nhật Bản có tác phong làm việc cực kỳ chuyên nghiệp. Là một IT Comtor nếu bạn biết áp dụng quy tắc "Horenso", công việc của bạn sẽ suôn sẻ, thuận lợi hơn đó. Trong bài viết này, hãy cùng Tokyo Tech Lab Academy tìm hiểu về ứng dụng quy tắc Horenso khi làm IT Comtor nhé.

1. Horenso là gì?

Horenso là viết tắt của ba từ:

・報告：“Ho” trong “Hokoku”

・連絡：“Ren” trong “Renraku” 

・相談：“So” trong “Sodan”

2. Ý nghĩa của Horenso ?

2.1 Hokoku 

報告（Hokoku) có nghĩa là báo cáo. Báo cáo là nhiệm vụ quan trọng đầu tiên trong phương pháp làm việc nhóm Horenso. Trong công việc, nhân viên cần báo cáo tiến độ công việc cho cấp trên, để cấp trên nắm được diễn biến của công việc đang diễn biến ra sao, thời gian hoàn thành công việc. Là IT Comtor, ngoài việc biên phiên dịch, bạn cần họp và báo cáo tình hình công việc cho khách trong những buổi daily meeting. Do đó, IT Comtor cần chủ động xác nhận tiến độ thực hiện các task của các thành viên trong team. 

2.2 Renraku

連絡（Renraku）có nghĩa là liên lạc. Renraku là hoạt động chia sẻ thông tin tới cấp trên, cấp dưới, đồng nghiệp, hoặc các bộ phận khác, giúp cho mọi người có thể phối hợp làm việc hiệu quả hơn. Đây là bước khó nhất trong quy tắc Horenso, vì vậy người Nhật luôn nhắc nhở khi liên lạc cần phải cân nhắc vì việc này luôn liên quan đến yếu tố thời gian. Khi làm việc, có trường hợp bạn cần nhắc nhở sếp về deadline công việc cần hoàn thành theo yêu cầu của khách hàng. Bạn cần chọn thời điểm báo cáo phù hợp, xem khi mình định báo cáo sếp có thể đang quá bận rộn hay không, hay sếp có đang họp không,... Tuy nhiên với ngành IT thì không như vậy, khi có bất kỳ thay đổi hay sự cố nào, IT Comtor cần liên lạc, chia sẻ thông tin cho khách hàng kịp thời, để có thể tìm ra hướng giải quyết phù hợp nhất. Hơn nữa, với đặc thù phát triển outsource, team Việt và team Nhật phải làm việc theo hình thức online, thời gian làm việc của hai team cũng chênh lệch 2 giờ, nên sẽ rất khó cho Comtor có thể xác định được thời gian phù hợp để liên lạc với khách hàng.

Ví dụ: Dev đang code task A thấy thiết kế chưa tối ưu lắm nên đề xuất code theo phương án khác. Khi đó Comtor cần nhanh chóng liên lạc, hỏi ý kiến của khách hàng xem họ có đồng ý với đề xuất của Dev không. Nếu không liên lạc sớm, sẽ làm chậm tiến độ công việc, và trong trường hợp xấu, đó là khi Comtor gửi đề xuất cho họ vào khoảng 5 giờ chiều ở Việt Nam, lúc đó đã là 7 giờ tối bên Nhật và phía khách hàng đã tan ca nên họ sẽ không xác nhận được ngay. Kết quả là nội dung trao đổi đó bị kéo dài sang tận ngày hôm sau, kéo theo nhiều công việc khác bị ngưng trệ.

2.3 相談（Sodan）

相談（Sodan）có nghĩa là bàn bạc, thảo luận, chia sẻ thông tin để giải quyết các vấn đề xảy ra. 

Đây chính là điểm then chốt để giải quyết công việc một cách hiệu quả nhất. Khi làm việc nếu thấy có băn khoăn, thắc mắc hãy thảo luận với cấp trên, đồng nghiệp để tìm ra giải pháp tốt nhất. Trong quá trình làm việc, nếu bạn băn khoăn không biết nên làm gì trước nội dung trao đổi từ phía khách hàng, thì đừng ngần ngại đặt vấn đề, thảo luận, trao đổi với các thành viên trong team, để có thể đưa ra lời giải đáp, câu trả lời thích hợp nhất cho khách hàng.

Với những chia sẻ trên, Tokyo Tech Lab Academy hy vọng các bạn sẽ hiểu hơn về văn hoá làm việc của người Nhật, có thể áp dụng quy tắc "Horenso" để cho công việc thuận lợi, suôn sẻ hơn. Các bạn đừng quên theo dõi TTLab Academy để biết thêm các kiến thức bổ ích về IT Comtor và các lĩnh vực khác về công nghệ thông tin nhé!

Bài viết cùng chủ đề:

• Quy trình phát triển hệ thống